Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch dient zur Dokumentation der mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken sowie der Anlässe der jeweiligen Fahrten. Dies geschieht aus Gründen der betriebsinternen Abrechnung und der steuerlichen Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt. Es kann aber auch zur Vorlage in Unternehmen oder bei der Polizei dienen, beispielsweise für Beteiligte oder Zeugen eines Verkehrsunfalls.
Welche Arten von Fahrtenbüchern gibt es?
Es gibt sowohl elektronische als auch manuelle, auf Papier geführte Fahrtenbücher – beide Varianten sind zulässig. So sind kleine Papier-Fahrtenbücher unkompliziert im Schreibwarenhandel erhältlich. Sie sind handlich und für Selbstständige sehr gut geeignet.
In größeren Fuhrparks hat sich hingegen die elektronische Variante durchgesetzt, welche die Routen und Standorte durch GPS nachvollziehbar machen. Beide Varianten werden vom Finanzamt akzeptiert.
Wie führt man ein Fahrtenbuch?
Die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs ist essenziell und insbesondere gegenüber dem Finanzamt und Behörden von größter Wichtigkeit: Entspricht ein Fahrtenbuch nicht den festgelegten Anforderungen, pauschaliert das Finanzamt Privatfahrten. Die daraus resultierende steuerliche Belastung kann sehr erheblich ausfallen. Der Gesetzgeber geht grundsätzlich davon aus, dass Dienstwagen auch privat genutzt werden. Das Fahrtenbuch hält hingegen fest, welche Fahrten wirklich privat und welche definitiv rein beruflich geführt wurden.
Gesetzlich geregelt sind die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im § 6 Absatz 1 Nr.4 Satz 3 EStG.
Was sind die Mindestanforderungen eines Fahrtenbuchs?
Die im Fahrtenbuch dokumentierten Daten sind normiert. Mindestens anzugeben sind:
- Abfahrtsort und Zielort
- Datum sowie Uhrzeit beim Start und Ende der Fahrt
- Fahrer
- Zurückgelegte Entfernung, d. h. Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
- Zweck der Fahrt, beispielsweise ob es sich um eine private oder dienstliche Fahrt handelt
Bei Kundenterminen ist es möglich, einzelne Kundinnen und Kunden in zeitlich exakter Reihenfolge in einer Fahrt zusammen zu fassen. Bei Privatfahrten reichen die Kilometer (Kilometerstände), das Datum und der Vermerk „privat“. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt der kurze Vermerk „W-A“. Zudem müssen die Einträge „plausibel“ sein. Doch was bedeutet das? Was „plausibel“ heißt, entscheidet im Zweifel der Finanzbeamte: Beispielsweise ob es glaubhaft ist, dass der Dienstwagen wirklich niemals für Privatfahrten genutzt wurde.
Warum führt man ein Fahrtenbuch?
Es gibt zwei Hauptgründe für die Führung eines Fahrtenbuches:
- zur steuerlichen Abrechnung
- aufgrund behördlicher Auflagen
Ein Fahrtenbuch zum Zweck der betriebsinternen und steuerlichen Abrechnung ist der Hauptgrund zur Verwendung eines Fahrtenbuches. Es wird aus steuerlichen Gründen zum Nachweis tatsächlich betrieblicher Fahrten geführt.
Aber auch die Polizei kann die Auflage zur Führung eines Fahrtenbuchs nach § 31a der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung veranlassen, beispielsweise nach schweren Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung, wenn die Feststellung eines Fahrzeugführers nicht möglich war. Diese Auflage betrifft ausschließlich den Fahrzeughalter. Bei Firmen mit einem Fuhrpark, die sowieso Fahrtenbücher führen, kann die Behörde ebenfalls Einsicht in die Fahrtenbücher verlangen. Diese Auflage gilt in der Regel für einen bestimmten Zeitraum, der aber auch „bis auf Weiteres“ lauten kann.
Welche Vorteile hat das Fahrtenbuch bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor?
Bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor bietet die Führung eines Fahrtenbuchs große Steuersparvorteile, denn es kommt lediglich zu einer Besteuerung der tatsächlich durchgeführten Privatfahrten. Bei Anwendung der Pauschalmethode ist bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor ein Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil, zuzüglich 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zu versteuern. Gerade für Fahrzeuge mit hohen Bruttolistenpreisen ist daher die Führung von Fahrtenbüchern sehr zu empfehlen.
Für mittelteure Elektrofahrzeuge mit einem Listenpreis bis € 60.000,00 (ab 2024 für Fahrzeuganschaffungen nach dem 31.12.2023: € 80000,00) gilt die sogenannte Viertelregelung, d.h. dass bei Anwendung der Pauschalmethode nur ein Prozent aus einem Viertel des Listenpreises als geldwerter Vorteil zu verteuern ist. Damit schrumpft der Unterschied zwischen der Pauschal- und der Fahrtenbuchmethode im Regelfall um ein Viertel. Ob sich der Aufwand für die Führung eines Fahrtenbuches bei E-Autos lohnt, ist fallweise zu beurteilen.
Stand: 1. Januar 2024
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